Zum Start ist wichtig erst mal anzusehen, was der Gutschein eigentlich ist: Hierzu empfehle ich ausführlche Definition der Haufe-Gruppe nachzulesen und Ihren Steuerberater zu befragen: Einzweck- und Mehrzweck-Gutscheine: Umsatzsteuer | Steuern | Haufe
Definitionen von Gutscheinen (Einzweck-Gutschein und Mehrweg-Gutscheine)
Kurz zusammengefasst ist der Gutschein an sich keine Ware an sich, sondern eine Art Ersatz-Zahlungsmittel. An die Gutscheine werden verschiedene Anforderungen geknüpft, so ist zum Beispiel eine Guthabenkarte kein Gutschein, ebensowenig wie ein Rabattcode. Im Fall des Rabattcodes wird von einer Erlösminderung gesprochen.
Die Gutscheine werden unterteilt in Einzweck-Gutscheine und Mehrzweck-Gutscheine. Da im Handel in den meisen Fällen mit Mehrzweck-Gutscheinen gearbeitet wird, konzentrieren wir uns in diesem Artikel auf die Handhabung der Mehrzweck-Gutscheine. Diese Unterscheidung ist allerdings sehr wichtig, da sie Auswirkungen darauf hat, wann die Umsatzsteuer fällig wird.
Handling und Verbuchung im Verkauf des Gutscheins
Da die Mehrweg-Gutscheine keine direkten Erlöse sind, sollte im ersten Schritt der Verkauf der Gutscheine in der Wawi ohne MWSt. erstellt werden. Die Buchungen des Gutscheinverkaufes und später dann auch die der Einlösung des Gutscheines sollten auf ein sogenanntes Gutschein-Verrechnungskonto gebucht werden. Nach den Standardkontenrahmen der DATEV sind dies folgende Konten:
SKR03 #1723
SKR04 #3320
Um die Gutscheine richtig kontieren zu können, nutzen Sie im Setup der FIBU-Schnittstelle die Sachkonten-Einstellung. Hier können für individuelle "Artikel" separat Sachkonten zugewiesen werden.
Werden nun Gutscheine verkauft, erfolgt die Verbuchung dieser Gutscheine dann auch auf dem Gutschein-Verrechnungskonto. Dieses Konto wird auch bei der Einlösung des Gutscheins angesprochen. Der positive Nebeneffekt ist, dass auf diesem Bilanzkonto so alle Verkäufe und Erlöse der Gutscheine in Summe ausgewiesen werden. Damit haben Sie sofort eine Übersicht in Zahlen über die noch in Umlauf befindlichen Gutscheine. Das stellt dann die Verbindlichkeiten Ihres Geschäftes gegenüber Kunden dar.
In der DATEV Software des Steuerberaters sieht dies dann wir folgt aus. Bitte beachten Sie, dass in diesem Buchungssatz der Saldo dann 0,00 € ist und trotzdem eine Verbuchung erfolgt. Wegen der unterschiedlichen "Erlöskonten" kann die Buchung in DATEV erfolgen. Hier ist gut zu erkennen, dass der Erlös auf das hinterlegte Erlöskonto und die Zahlung bei Einlösung des Gutscheines auf das Verrechnungskonto Gutschein gebucht wird.
Wichtig: Stimmen Sie sich für diese Geschäftsprozesse bitte immer mit Ihrem Steuerberater ab! Die Beschreibung hier und die Screenshots sind als Beispiel und Anregung zur vertiefenden Ausarbeitung zu sehen und stellen keine rechtliche und steuerliche Beratung dar!
