Ab 01.01.2025 besteht die Pflicht E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Dazu gibt es aktuell viele unterschiedliche Informationen, die wir hier ein wenig sortieren wollen. Zusätzlich zeigen wir Ihnen auf, wie wir Ihnen eine Lösung anbieten, eingehende Rechnungen korrekt zu verarbeiten und damit die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Wichtig ist im ersten Schritt die Trennung zwischen B2B (Business 2 Business), B2C (Business 2 Consumer) und B2G (Business 2 Goverment):
B2B ist der Teil der Rechnungen die von dem aktuellen Datum ab 01.01.2025 betroffen. Und zwar die eingehenden Rechnungen. Da nun alle Gewerbetreibende vom Händler über selbständige Versicherungsvertreter bis zum DAX-Konzern gewerblich tätig sind, sind auch tatsächlich alle Unternehmen in Deutschland betroffen. Eine eingehende Rechnung kann da auch schon eine Telefonrechnung sein. Wenn diese als elektronische Rechnung bei Ihnen eintrifft, ist diese auch nach den gesetzlichen Vorgaben elektronisch zu verarbeiten.
B2C betrifft alle Privatkunden und ist in der aktuelle Regelung nicht betroffen. Wenn Sie sich allerdings entscheiden Ihre Rechnungen als E-Rechnung zu versenden, kann es sinnvoll sein, alle Rechnungen umzustellen, damit sie intern den Aufwand nur einmal betreiben müssen.
B2G ist schon länger auf E-Rechnung umgestellt. Wenn sie öffentlche Auftraggeber haben, nutzen Sie bereits die E-Rechnung zum versenden Ihrer Rechnungen.
Zu den gesetzlichen Regelungen und Grundlagen, Ausnahmen und Anwendbarkeiten haben wir hier eine Landingpage für Sie erstellt: E-Rechnungen | JERA Software
Definition elektronische Rechnung
Die Definition der elektronischen Rechnung hat sich geändert. Ein per Mail versandtes PDF entspricht nicht mehr der Definition der E-Rechnung! Eine E-Rechnung ist nun eine elektronisch lesbare Datei im XML-Format. Der Aufbau der XML-Datei ist dabei in der EU-DIN-Norm 16931 festgelegt. Akzeptiert werden aktuell aber auch die ZUGFerd-Formate und EDI-Datenaustausch-Systeme. Leider haben wir aber schon festgestellt, das es je nach Versionsstand der Definitionen unterschiedliche Ausprägungen der Formate gibt, was die Püfung der Korrektheit der Daten erschwert.
ZUGFeRD
Das ZUGFeRD-Format ist ein deutsches Standardformat für elektronische Rechnungen, das sowohl eine menschenlesbare PDF/A-3-Rechnung als auch maschinenlesbare XML-Daten kombiniert. Es entspricht europäischen Normen (EN 16931) und erleichtert den Datenaustausch zwischen Unternehmen und Behörden. ZUGFeRD ist international kompatibel und in verschiedenen Komplexitätsstufen verfügbar.
X-Rechnung
Die X-Rechnung ist ein EU-konformes Standardformat für elektronische Rechnungen, das ausschließlich maschinenlesbare XML-Daten enthält. Sie ist für den Austausch mit öffentlichen Verwaltungen und ab 01.01.2025 für den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland vorgeschrieben und erfüllt die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931. X-Rechnungen fördern die automatisierte Verarbeitung und reduzieren manuellen Aufwand.
Wir erwarten, das ab Januar erste Unternehmen Ihre Rechnungen als E-Rechnung versenden werden. Diese Rechnungen müssen dann auch elektronisch verarbeitet werden können! Grund dafür könnte sein, das es teilweise auch jetzt schon Unternehmen gibt, die Ihre Lieferanten verpflichten E-Rechnungen zu liefern, damit die Verabeitung beim Einlesen in die jeweiligen ERP-System schneller geht und damit Zeit und Kosten gespart werden können. Dieser Impuls könnte sich dann auch in die Breite der Unternehmen fortsetzen. Deshalb empfehlen wir sich kurzfristig mit dem Theme "Empfang der E-Rechnung" zu beschäftigen.
JERA bietet dabei eine lokale Lösung an, die E-Rechnungen verarbeiten kann. Die kann entweder als ADD ON in Ihrer Fibu-Schnittstelle oder als separates Tool zur Installation (Stand Alone) erfolgen. Vorteil dieser Lösung ist, das Sie sich im ersten Schritt noch nicht auf eine Plattformlösungen festlegen müssen und trotzdem eingehende E-Rechnungen korrekt verarbeiten und die an die Finanzbuchhaltung übergeben können.
Handling der E-Rechnungen - Mit E-Rechnungen 2 FIBU gehen sie wie folgt vor:
Einlesen der E-Rechnung: Sammeln Sie Ihre E-Rechnungen in einem Ordner, damit Sie diese regelmäßig verarbeiten können.
Validieren Sie Ihre E-Rechnungen: Die Validierung der E-Rechnungen wird von E-Rechnung 2 FIBU für Sie erledigt. Dabei wird der Aufbau der E-Rechnung auf Korrektheit und Lesbarkeit nach den vorgegebenen Normen überprüft. Damit keine nachträgliche Änderung an der E-Rechnung erfolgen kann, wird diese mit einem Hash (einer errechneten Buchstaben-/Zahlenkombination) versehen. Dadurch wird die Unveränderbarkeit der E-Rechnung gewährleistet.
Visualisieren Sie die E-Rechnung: Um die E-Rechnung auch auf inhaltlkiche Korrektheit prüfen zu können ist in E-Rechnung 2 FIBU ein Viewer enthalten, der die Rechnung lesbar darstellt und eine inhaltliche Prüfung ermöglicht. In unserem Tool ist eine Einplatzlösung vorgesehen. Sollten mehrstufige Freigabeprozesse in Ihrem Unternehmen genutzt werden, ist eine Lösung über ein CRM/DMS System wie zum Beispiel Greyhound sinnvoll einsetzbar.
Archivieren Sie Ihre E-Rechnungen: In E-Rechnung 2 FIBU werden die verarbeiteten E-Rechnungen archiviert. Deshalb ist wichtig den Ort der Installation und die Ablage des Archives zu kennen. Da aber die Installation oft auf einem lokalen einlnen PC erfolgt, können wir hier natürlich kein revisionssichers Archiv anlagen. Auch diesem Grund kann die E-Rechnung als Datei in den folgenden Schritten zusammen mit einem Buchungssatz an Ihre Finanzbuchhaltung übertragen werden. Dort, beispielsweise in DATEV werden die Buchungsstapel für die Finanzbuchhaltung Ihrem Steuerberater zur Verfügung gestellt. Zusätzlich werden die E-Rechnungen, jeweils mit dem Buchungssatz verknüpft, im Rechenzentrum der DATEV revisionssicher abgelegt und dauerhaft archiviert. Damit stehen die Daten dann auch im Fall einer Betriebsprüfung sicher zu Prüfung bereit.
Kontieren Sie Ihre Eingangsrechnungen für Ihren Steuerberater vor: Wie Sie es vielleicht schon aus der Fibu-Schnittstelle kennen, werden die EIngangsrechnungen für die Finanzbuchhaltung kontiert. Dabei werden den Lieferanten sogenannte Kreditorennummern zugeordnet. Den Kosten werden Aufwandskonten zugeornet. Damit erhält Ihr Steuerbarter dann die Buchhaltung bestmöglich vorbereitet und kann mit der übertragen E-Rechnung die Buchung auch immer nochmal kontrollieren.
Übergabe an die Buchhaltung: DATEV Buchungsdatenservice (Buchung mit XML-Dokument) oder ADDISON One Click Aus unserer Software E-Rechnung 2 FIBU werden die Buchungsstapel digital an die jeweiliegen Finanzbuchhaltungssysteme übertragen. Damit haben Sie nicht nur den Vorteil, dass Sie keine Mails versenden müssen, sondern so ist auch gewährleistet das die Verbindung der E-Rechnung mit dem Buchungssatz direkt erzeugt wird und die E-Rechnung direkt am Buchungssatz "hängt".
Grundlage für die Verarbeitung der E-Rechnungen sollte eine Verfahrensdokumentation sein! Hier haben wir eine Muster-Verfahrensdokumentation für Sie abgelegt: einvoice:verfahren [Dokumentation Fibu-Schnittstellen der Jera GmbH]
In unserem WIKI ist die Nutzung und die Handhabung der Schnittstelle E-Rechnung 2 FIBU für Sie ausführlich beschrieben: einvoice:process [Dokumentation Fibu-Schnittstellen der Jera GmbH]
Hier können Sie unsere beiden Produkte zur Verarbeitung der E-Rechnungen direkt bestellen. Dabei handelt es sich um eine Windows-Software, die entweder als ADD ON in Ihrer Fibu-Schnittstelle oder als eigene, zu instellierende Software bestellt werden kann. Der monatliche Preis von € 29,-- (zzgl. MWSt:) wird als Jahresrechnung bei Bestellung in Rechnung gestellt. Wenn die Rechnung per SEPA Lastschrift bezahlt wurde, erhalten Sie entweder eine neue Lizenz (bei Bestellung des ADD ON zu Fibu-Schnittstelle) oder das SETUP bei Download zugestellt.
In den monatlichen Kosten von € 29,-- (zzgl. MWSt.) sind regelmäßige Updates enthalten. Stehen Updates zur Verfügung, wird dies beim Starten der Software angezeigt und kann selbständig heruntergeladen und installiert werden. Da gerade in der Startphase noch damit zu rechnen ist, das unterschiedliche Formate von E-Rechnungen, die bis jetzt nicht berücksichtigt sind, auftauchen, ist wichtig die Updates auch regelmäßig zu installieren.
E-Rechnungen für Unternehmen mit Freigabe-Prozess oder Nutzer von Greyhound-Software:
Unser Partner Greyhound-Software hat in seiner automatisierten Verarbeitung von E-Rechnungen ebenfalls die Erkennung , Validierung und Archivierung von E-Rechnungen berücksichtigt. Damit diese Daten dann auch an DATEV übertragen werden können, haben wir für ein Update im Januar vorgesehen eine Anbindung an Greyhound per API bereitzustellen. Dabei können dann Buchungen und Beleg, die in Greyhound verarbeitet wurden, per Buchungsdatenservice an DATEV übertragen werden. Wir halten Sie gerne hier über die weitere Entwicklung der Anbindung auf dem Laufenden.
JTL-Wawi Enterprise-Kunden
Nutzer von JTL-Wawi die den Tarif Enterprise gebucht haben, können die Software E-Rechnung 2 FIBU kostenfrei nutzen. Bitte lassen Sie sich einen Rabatt-Code Ihres Kundenbetreuers geben, mit dem Sie unsere Software hier kostenfrei bestellen können.
JTL-Wawi Neu-Kunden
Nutzer der Software JTL-Wawi die ab 01.12.2024 einen neuen kostenpflichtigen Tarif gebucht haben, erhalten aus dem Sales einen Rabatt-Code, mit dem Sie die Software E-Rechnung 2 FIBU mit 50% Rabatt bestellen können.
Weitere Informationen zum Thema E-Rechnungen an 01.01.2025 erhalten Sie in unseren WEBINAREN:
Speziell für Service-Partner haben wir hier einen Termin reserviert: Dienstag, 07.01.2025 um Uhr 16:00 Sie erhalten dazu eine individuelle Einladung.
Für alle Händler und Interessierte wird am 08.01.2025 um Uhr 11:00 ein WEBINAR stattfinden. Hier können Sie sich bereits jetzt dazu anmelden: Anmeldung
