Afterbuy 2 DATEV – Die professionelle Schnittstelle, die die Buchhaltung per Knopfdruck vereinfacht
Fanztool.de: Gelungener Aufbau eines schnell wachsenden Online-Handels mit den richtigen Software-Partnern von Anfang an.
Die Erfolgsgeschichte von FANZTOOL, einem Online-Handel für elektrische Gartengeräte, ist noch jung. Die Geschäftsidee: „Verkauf von Qualitätsgartengeräten einschließlich Reparatur- und Ersatzteilservice zum unschlagbaren Preis“, so Firmengründer Chris Chao. Mit den richtigen Software-Partnern ist ihm ein schneller und solider Start in den E-Commerce gelungen.
Das Geschäftsmodell war von Anfang an auf Effizienz und strukturiertes Wachstum ausgerichtet. Der Ingenieur Chao fand einen renommierten chinesischen Produzenten, der sich in über 20 Jahren als Spezialist für die Entwicklung und Herstellung hochwertiger Gartengeräte einen Namen gemacht hat. Mit dem Aufbau von Marktzugang, Vertrieb, Service und Marketing startete Chris Chao Ende 2016 sein E-Commerce-Unternehmen FANZTOOL. Im Sortiment: rund 20 Produkte, darunter elektrische Laubbläser, Häcksler und Heckenscheren. Der Verkauf erfolgt über eBay, Amazon und den eigenen Online-Shop.
Das erste Jahr: Struktur und Flexibilität für Wachstum mit Afterbuy
Bei seiner Multi-Channel-Strategie, die ihm im ersten Schritt einen breiten Marktzugang und im zweiten Schritt den effizienten und profitablen Sortimentsausbau ermöglichen sollte, setzte Chao von Beginn an auf eine professionelle und leistungsstarke Software. Mit Afterbuy entschied er sich für eine Komplettlösung, die ihm die Warenbestandsführung und automatisierte Verkaufsabwicklung über alle Kanäle ermöglicht. Die Geschäftsentwicklung: Das Bestellvolumen stieg von 100 Bestellungen im ersten Monat der Verkaufstätigkeit (März 2017) auf rund 1000 Bestellungen pro Monat ein gutes Jahr später.
Chris Chao zeigt sich zufrieden: „Afterbuy war die richtige Entscheidung. Das System ist für mich als Laie wirklich selbsterklärend und leicht zu lernen. Ich habe stets eine gute Übersicht. Das ermöglichte mir gleichzeitig den strukturierten Sortimentsausbau auf rund 45 Produkte Stand heute. Außerdem sind alle Daten in der Cloud in Deutschland gehostet und an einem sicheren Ort in Deutschland archiviert. Da ich viel in China bin, ist es ein unsagbarer Vorteil, dass ich so von Laptop oder Handy aus zu jeder Zeit auf meine Daten zugreifen kann. Und auch die Hotline ist super. Gibt es einmal technische Probleme, ist es wichtig, schnell eine Lösung zu haben, damit der Verkauf weiterlaufen kann. Da bietet Afterbuy wirklich einen richtig guten Kundenservice.“
Die nächste Hürde: GoB-konforme Buchhaltung bei zunehmender Anzahl von Geschäftsvorfällen
Schon nach wenigen Monaten lag das Volumen bei rund 500 Bestellungen im Monat, was auf der buchhalterischen Seite die Zuordnung von 500 Zahlungseingängen über unterschiedliche Zahlungssysteme bedeutete. Afterbuy ermöglicht einen korrekten und DATEV-kompatiblen Datenexport. Für eine GoB-konforme Buchhaltung müssen aber dennoch die Zahlungseingänge einzeln den Bestellungen zugeordnet werden – und das über unterschiedliche Zahlungssysteme hinweg. Die Schwierigkeit: Zur Identifizierung des Zahlungspflichtigen ist - je nach Zahlungssystem - teils nur eine Transaktions-ID enthalten. Damit war die Buchhaltung schnell zum aufwändigen, fehleranfälligen und teuren Prozess geworden – ein Aspekt, der Online-Händlern oft erst nach und nach ins Bewusstsein tritt.
Die Lösung fand der Unternehmer mit der FiBu-Schnittstelle „Afterbuy 2 DATEV“ des Afterbuy-Technologiepartners JERA GmbH.
Die Lösung: Afterbuy 2 DATEV – Effizienz und Sicherheit mit der perfekten FiBu-Schnittstelle
Die Schnittstelle Afterbuy 2 DATEV verbindet Afterbuy mit der Welt der Buchhaltung. Eine Hauptfunktion ist die automatisierte Erstellung fertiger Buchungssätze für die Erlöse. Für Chris Chao heißt dies am Monatsende das Einlesen der Kontoauszüge von Amazon und PayPal. Alles andere erledigt die Schnittstelle. Sie übersetzt zum Beispiel die Transaktions-ID in Daten, die die Buchhaltung benötigt, ordnet diese Kunden- und Rechnungsnummern aus der Cloudlösung Afterbuy zu und erstellt fertige Buchungssätze. „Während mein Steuerberater vorher fast zwei Tage am Suchen und Zuordnen saß, erhält er jetzt fix und fertig einlesbare Buchungsstapel im DATEV-Format und der Monatsabschluss ist in einer halben Stunde erledigt“, freut sich Chao. „Mit der Schnittstelle senke ich nicht nur drastisch den Buchhaltungsaufwand, sondern gehe auch auf Nummer sicher, dass alles ordnungsgemäß verbucht ist und kann entspannt Betriebsprüfungen entgegensehen.
Einfache Bedienung, nützliche Zusatzfunktionen und erstklassiger Support
„Mit JERA habe ich einen professionellen Anbieter für das sensible Thema Buchhaltung gefunden. Gut war, dass von Anfang an auch mein Steuerberater mit im Boot war, vom telefonischen Beratungsgespräch bis zur Einweisung in eine 4-wöchige Testphase. Von der Software waren wir sofort überzeugt, sie bringt enorme Entlastung und Sicherheit. Der exzellente und freundliche Support machte die Installation und das Arbeiten mit der Schnittstelle auch für mich, der über wenig IT-Kenntnisse verfügt, wirklich einfach“, sagt Chris Chao und fährt fort: „Das ist aber nicht alles. Da ich mich bereits mit dem Ausbau meiner bisher großteils auf Deutschland beschränkten Geschäftstätigkeit auf weitere EU-Länder befasse, hilft mir Afterbuy 2 DATEV auch bei der damit verbundenen Umsatzsteuer-Thematik im grenzüberschreitenden Online-Handel. Denn mit der Schnittstelle kann ich tagesaktuell die jeweiligen Umsätze nach Ländern sprich die Einhaltung der so genannten Lieferschwellen und die korrekte Besteuerung überwachen, was manuell kaum sicher zu überblicken wäre“.
Afterbuy 2 DATEV – Die FiBu-Schnittstelle des Afterbuy-Technologiepartners JERA GmbH
Die im badischen Vörstetten ansässigen Spezialisten für Standard-Schnittstellen für den Onlinehandel sind marktführend auf dem Gebiet von FiBu-Schnittstellen und offizieller Afterbuy-Technologiepartner. Neben der Hauptfunktion, der automatisierten Zuordnung von Zahlungseingängen bietet die Schnittstelle Afterbuy 2 DATEV wertvollen Zusatznutzen: die Zuordnung von separaten Erlöskonten für Nebenkosten, eine Plausibilitätsprüfung der Buchungssätze sowie unterschiedliche Auswertungen inklusive Rohertrag, beispielsweise auf Länder- oder Artikelebene.
JERA-Geschäftsführer Johannes Seidel: „Wir freuen uns, dass wir Online-Händlern einen großen Nutzen bieten können. Solche Erfolgsgeschichten bestärken uns, das wichtige Thema Buchhaltung und Kostenrechnung im E-Commerce mit dem Ausbau professioneller Schnittstellen weiter voranzubringen.“