Johannes Seidel von JERA im Interview: „Effizienz und Sicherheit mit der professionellen FiBu-Schnittstelle.“
Die JERA GmbH ist spezialisiert auf FiBu-Schnittstellen für den Onlinehandel. Ob für Shopsysteme, Marktplätze, Zahlungsanbieter oder Komplettsysteme – JERA bietet vielfältige Standard-Schnittstellen, die den eCommerce mit der Welt der Buchhaltung verbinden. Was solche Schnittstellen leisten und welche Vorteile sie Onlinehändlern bieten, haben wir Johannes Seidel, Geschäftsführer der JERA GmbH gefragt.
IT-Recht-Kanzlei: Herr Seidel, seit kurzem sind Sie Partner der IT-Recht-Kanzlei. Erläutern Sie unseren Lesern kurz, wo Ihre Schwerpunkte im Bereich des eCommerce liegen.
Johannes Seidel: Steigende Bestell- und Transaktionsvolumina, Einsatz unterschiedlichster Verkaufsplattformen und Bezahlsysteme, Beachtung von Lieferschwellen beim grenzüberschreitenden Warenverkauf, und, und, und ... – die Herausforderungen für eine transparente, ordnungsgemäße Finanzbuchhaltung im eCommerce sind enorm.
Um die Vielzahl an Daten aus Shopsystemen wie Shopware, Magento, Oxid oder Gambio, aus eCommerce-Systemen wie JTL, plentymarkets, DreamRobot, Afterbuy oder Tricoma und aus Zahlungssystemen wie PayPal, Amazon, Heidelpay, Skrill, Concardis, Klarna oder secupay geordnet und transparent in die Buchhaltung zu überführen, bieten wir standardisierte FiBu-Schnittstellen an.
IT-Recht-Kanzlei: Welchen Nutzen bringt eine solche Schnittstelle einem Shopbetreiber?
Johannes Seidel: Eine enorme Zeit- und Kostenersparnis in der Buchhaltung und die Sicherheit, dass alles korrekt verbucht ist.
Nehmen wir mal einen typischen Onlinehändler mit Multichannel-Vertrieb. Da sprechen wir schnell von mehreren Tausend Warenbestellungen pro Monat. Diese schlagen sich in einem entsprechenden Aufwand beim Steuerberater nieder, denn eine GoB-konforme Buchhaltung erfordert transparente, nachvollziehbare Einzelbuchungen, bei denen jedem Bestellvorgang der entsprechende Zahlungseingang zugeordnet ist.
Genau hier setzen unsere Schnittstellen an. Sie erledigen die sonst nur manuell mögliche, aufwändige Zuordnung automatisiert und steuerrechtlich sicher bis hin zur Erstellung fertiger Buchungssätze für die Erlöse.
IT-Recht-Kanzlei: Erlauben Sie die Rückfrage, aber bringen eCommerce-Systeme nicht auch einen automatisierten Datenexport für die Buchhaltung mit sich?
Johannes Seidel: Bedingt ja. Shop- oder eCommerce-Systeme erkennen zwar Zahlungseingänge, um eine automatische Meldung zu erzeugen, dass die Ware versandt werden kann. Sie erlauben auch manchmal einen DATEV-kompatiblen Datenexport aus der Warenwirtschaft heraus. Was sie aber in der Regel nicht oder nicht steuerlich korrekt können, ist die vollständige Zuordnung und Verbuchung aller Erlöse und Kosten. Das liegt zum Beispiel daran, dass Kontoauszüge von Bezahlsystemen zur Identifizierung und Zuordnung der Kunden teils nur eine Transaktions-ID enthalten, die Shop- oder eCommerce-System nicht verarbeiten.
Unsere Schnittstellen sind in der Lage, die Informationen aus den unterschiedlichen Systemen zu lesen, zu prüfen, in für die Buchhaltung erforderliche Daten zu übersetzen, Zahlungsvorgänge den richtigen Geschäftsvorfällen zuzuordnen und daraus fertige Buchungssätze im DATEV-Format zu erstellen.
In der Praxis heißt dies: Ein Onlinehändler, der unsere Schnittstelle nutzt, muss am Monatsende lediglich die Kontoauszüge seiner Bezahlsysteme einlesen und „aufs Knöpfchen drücken“. Alles andere erledigt die Schnittstelle. Exportiert werden fix und fertige Buchungsstapel, die der Steuerberater nur noch über die Stapelverarbeitung einlesen muss. Zeitaufwand und Kosten lassen sich damit drastisch senken. Ein weiterer Vorteil: Betriebsprüfungen kann entspannt ins Auge gesehen werden.
IT-Recht-Kanzlei: Stichwort „Internationalisierung“. Wird Ihre FiBu-Schnittstelle auch dieser Entwicklung im eCommerce gerecht?
Johannes Seidel: Hier sprechen wir von zwei großen Themenkomplexen – Stichwort „Umsatzsteuer-Lieferschwellen“ und Stichwort „Versand aus EU-Lägern“.
Verzeichnet ein Onlinehändler zunehmend EU- oder Drittlandsumsätze, was momentan beispielsweise von Amazon über die Amazon-EU-Marktplätze stark vorangetrieben wird, muss sich der Unternehmer mit der Umsatzsteuer-Thematik im grenzüberschreitenden Onlinehandel auseinandersetzen. Mit Überschreitung bestimmter Umsatzhöhen (Lieferschwellen), wird ein Onlinehändler ab dem nächsten Euro Umsatz im betreffenden Land umsatzsteuerpflichtig – mit entsprechenden steuerrechtlichen Konsequenzen im Falle der Nichtbeachtung. Viele Händler haben dieses Thema überhaupt nicht auf dem Radar, geschweige denn jederzeit den Überblick, bei welchen Umsätzen sie in welchem Land gerade stehen.
Für den korrekten Umgang mit den Umsatzsteuervorschriften im grenzüberschreitenden Onlinehandel ermöglichen unsere Schnittstellen eine differenzierte Zuordnung von Erlösen. Inlands-, EU- und Drittlands-Lieferungen werden richtig besteuert und automatisiert auf separate Erlöskonten gebucht. Zum einen kann der Unternehmer so zu jeder Tageszeit auf den Cent genau sehen, welche Umsätze bereits aufgelaufen sind. Eine Art Ampelsystem gibt zusätzlich Warnung, wenn man sich bestimmten Schwellenwerten nähert. Zum anderen exportiert die Schnittstelle am Monatsende den Buchungsstapel mit länderspezifischer Kontierung der Erlöse. Damit kann aus der Finanzbuchhaltung auch die Umsatzsteuervoranmeldung im Ausland korrekt erzeugt werden. Darüber hinaus kann beim eCommerce-System JTL auch die Intrastat-Meldung erzeugt werden.
Ganz ähnlich arbeitet die Schnittstelle auch beim Thema „Versand aus EU-Lägern“, das im Zuge des Amazon-PAN-EU-Programmes derzeit ebenfalls an Fahrt aufnimmt. Hier stellt unsere FiBu-Schnittstelle sicher, dass auch das Herkunftsland der Warenversendung bei der Zuordnung der Erlöskonten berücksichtigt wird.
An dieser Stelle möchte ich insbesondere darauf hinweisen, dass eine kompetente steuerliche Beratung in diesem Fall enorm wichtig ist und dass ein intensives Auseinandersetzen mit dieser speziellen Umsatzsteuer-Thematik vor der Aktivierung der jeweiligen Amazon-Programme dringend angeraten ist.
IT-Recht-Kanzlei: Ein weiterer Punkt, den ich von Mandanten immer wieder höre, ist das Aufbewahren elektronischer Belege. Welche Erfahrungen haben Sie hier gemacht?
Johannes Seidel: IT-Systeme erfordern immer wieder Updates, Erweiterungen, Umrüstungen, was das steuerlich korrekte Aufbewahren von Daten und die Sicherstellung deren Lesbarkeit nicht ganz einfach macht. Deshalb können unsere Schnittstellen optional auch sämtliche Belege mit der Buchung an „DATEV Unternehmen online“ übertragen. Mit der „DATEV Unternehmen online“-Variante werden Belege revisionssicher im DATEV Rechenzentrum archiviert und stehen dem Steuerberater bei Prüfungen direkt zur Verfügung. Mit der zunehmenden Nutzung dieses erweiterten Funktionsumfangs lässt sich ein Trend erkennen: immer mehr Unternehmen sichern sich „extern“ ab, um ihren Archivierungspflichten ordnungsgemäß nachzukommen.
IT-Recht-Kanzlei: Was dürfen wir von JERA und Ihren FiBu-Schnittstellen in Zukunft noch erwarten?
Johannes Seidel: Zunächst einmal stellen wir kontinuierlich sicher, dass Weiterentwicklungen bei sämtlichen Shop-, eCommerce- und Bezahlsystemen unverzüglich eingepflegt werden. Damit ist beispielsweise sichergestellt, dass unsere Schnittstellen auch bei technischen Änderungen von Zahlungsreports der Payment-Anbieter oder neuen Bezahl- und Gebührenarten weiterhin reibungslos funktionieren. Wir nennen das Software Update-Service.
Zum anderen bauen wir die Funktionalität der Schnittstellen sukzessive aus, um Onlinehändlern automatisierte und leicht zu bedienende Tools an die Hand zu geben, die ihnen helfen, ihr Business effizienter zu steuern. Hier werden wir als nächstes den Zahlungsanbieter PayPal per API direkt an unsere Schnittstellen anbinden. Dies ermöglicht einen noch schnelleren, komfortableren Zugriff auf die erforderlichen Daten, ohne die Zahlungsreports jeweils herunterladen und einlesen zu müssen.
Außerdem bieten unsere Schnittstellen heute schon weitere Vorteile wie die Zuordnung von separaten Erlöskonten für Nebenkosten, eine Plausibilitätsprüfung für das Erkennen möglicher Rundungs- und Buchungsfehler sowie unterschiedliche Auswertungen von Rohertragslisten beispielsweise auf Länder- oder Artikelebene. Solche Zusatzfunktionen entwickeln wir kontinuierlich weiter. Mit dem Software Update-Service halten wir unsere Schnittstellen nicht nur tagesaktuell, was technische Änderungen betrifft, sondern bieten unseren Kunden auch fortlaufend funktionelle Erweiterungen. Seien Sie gespannt!
IT-Recht-Kanzlei: Herr Seidel, wir danken Ihnen für das Gespräch.