Wir werden oft gefragt, wie man Eingangsrechnungen an die Buchhaltung übertragen kann. Mit JTL 2 DATEV ULTIMATE besteht schon immer die Möglichkeit die Eingangsrechnungen für Ware an die Buchhaltung zu übertragen. Dabei werden die erfassten Bestellungen in JTL WAWI als Wareneingang und dann als Eingangsrechnung verbucht. Damit kann die Übergabe der Belege erfolgen.
Im Einkauf ist zu Beachten, dass die Eingangsrechnungen teilweise erst nach dem Monatswechsel eingehen. Um sich hieraus ergebende Nachbuchungen zu umgehen, haben wir die Möglichkeit geschaffen einen Export nach "nicht exportierten Belegen" zu erstellen. Bitte achten Sie hier darauf, dass die erste Einrichtung eventuell etwas länger laufen könnte, da erst mal alle Eingangsrechnungen exportiert werden.
Für die Übergabe von Eingangsrechnungen für Kosten wie zum Beispiel Telefonkosten, Büromaterial, usw. können Sie wir hier beschrieben vorgehen:
Legen Sie wie in Abbildung 1 gezeigt eine eigene Kategorie für den Einkauf in JTL WAWI an.
Legen Sie nun Artikel in JTL WAWI an. Dabei können Sie auf die Details verzichten (siehe Abbildung2).
Legen Sie bitte auch die Lieferanten an und befüllen Sie die Felder "Eigene Kundennummer" und "Kreditoren-Nummer" wie in Abbildung 3. Wenn Ihnen die Kreditorenkonten der Lieferanten nicht vorliegen, ist es hier notwendig die Liste der Lieferanten / Kreditorennummern bei Ihrem Steuerberater anzufordern.
Erfassen Sie nun die Eingangsrechnung, wie in diesem Beispiel für die Telekom: Im Bereich Eingangsrechnung legen Sie mit "Neu" einen neuen Eingangsrechnungsbeleg an. Nutzen Sie den dafür angelegten Artikel, in diesem Beispiel Artikel 3. Beim erstellen der Eingangsrechnung ist darauf zu achten, dass die Nummer der Eingangsrechnung und das Rechnungsdatum Ihres Lieferanten übernommen werden. Zusätzlich muss darauf geachtet werden, dass die Belegsumme inkl. Steuern mit der Eingangsrechnung übereinstimmt (Abbildung 4 bis 6). In der Übersicht wird Ihnen dann der neue Beleg angezeigt.
In Abbildung 7 haben wir Ihnen die Ansicht der Sachkontensteuerung der Schnittstelle JTL2DATEV zusammen gestellt. Hier wird dem Artikel "Telefon" das Aufwandskonto "6805" zugeordnet. Hier erfolgt die Zuordnung über den Artikelnamen, dementsprechend können Sie beliebig viele unterschiedliche Artikel buchen. Aufgrund dieser Schlüsselung erfolgt die Zuordnung in der Ausgabe der Eingangsrechnung zu diesem Konto. Dies wird in Abbildung 8 auch noch einmal angezeigt.
Hinweis: Diese Zuordnung wird auch für die Schlüsselung der Warenbezugskosten beim Wareneinkauf genutzt.
Wenn nun die DATEV Datei erzeugt wird, wird der Beleg Telekonkosten mit der richtigen Rechnungsnummer, den zugehörigen Rechnungsdatum und den Sachkonto auf den Kreditor Telekom gebucht.
ACHTUNG: Die Einrichtung dieses Prozesses erfordert eine detailierte Abstimmung mit Ihrem Steuerberater und/oder Ihrer Buchhaltungsabteilung! Die übertragenen Daten sind unbedingt auf korrekte steuerliche und inhaltliche Zuordnung zu prüfen und gegebenfalls vor dem Festschreiben zu überarbeiten!
